Dicas para Retrospectivas Eficazes

Já diz o manifesto ágil que em intervalos regulares, o time reflete em como ficar mais efetivo, então, se ajustam e otimizam seu comportamento de acordo. Considero este princípio ágil como um dos mais importantes, pois através dele atendemos diversos outros princípios. Afinal, se ficamos mais efetivos estamos satisfazendo nosso cliente e entregando cada vez mais para ele, quando refletimos nos tornamos mais preparados para responder às mudanças, melhoramos nossa comunicação e descobrimos o que nos motiva. Quando buscamos otimizar nosso comportamento estamos tendo atenção à excelência técnica e identificando desperdícios e como podemos evitá-los. Isso tudo se traduz em um time auto organizável que entrega mais valor.
Um dos maiores diferenciais dos times ágeis é exatamente a capacidade de aprender e evoluir. Através da constante busca pela excelência, um time ágil está sempre em movimento, vencendo novos e maiores desafios e, por isso, trabalha com paixão e entusiamo. A melhoria contínua deve ser aplicada no dia a dia, porém, ter um momento exclusivo para pensar nela é bastante proveitoso. Apesar disso, há um grande número de times que não praticam retrospectivas regularmente, considerando-as um desperdício de tempo.
Conversando com diferentes times, identifiquei que um dos maiores motivos apontados para a não aderência a esta prática se dá pela falta de tempo do time que, muitas vezes, se vê em uma corrida contra o tempo para ser mais efetivo. Quando me deparo com essa situação, sempre lembro de uma frase que aprendi logo que comecei a estudar metodologias ágeis: um time deve fazer uma retrospectiva a cada iteração, a menos que estejam sem tempo, neste caso, devem fazer duas. Essa frase traduz exatamente a necessidade do time em melhorar seu trabalho para poder entregar mais e melhor.
Porém, mesmo demonstrando para o time a importância de se refletir periodicamente em busca da melhoria contínua, percebi que nem sempre as retrospectivas estavam trazendo resultados e foi aí que entendi que existe uma grande gap na condução deste importante momento, que acaba, em diversos casos, se tornando apenas uma “reunião de reclamações” sem ações práticas, onde as pessoas nem sempre estão preparadas para dar e receber feedbacks construtivos e evitam se envolver com receio de gerar uma situação constrangedora. Abaixo trago algumas dicas para evitar essas situações.
Crie um ambiente seguro
Um ambiente onde as pessoas sintam que podem falar sem medo de serem reprimidas ou julgadas é um pré requisito para uma boa retrospectiva. Quando começo em um novo time sempre gosto de salientar que a coragem e o respeito, valores presentes tanto no Scrum quanto no XP, são essenciais e devem ser utilizados sempre em conjunto. Além de uma boa comunicação, existem algumas técnicas que podem ajudar as pessoas a se sentirem em um ambiente onde estão livres para expor suas opiniões.
Uma ideia muito simples que já usei diversas vezes é a da linha amarela, onde uma fita colada no chão na entrada da sala, divide o mundo lá fora da sala onde acontecerá a retrospectiva, servindo como um lembrete de que ali devemos exercitar a coragem e o respeito.
Outra técnica interessante, e bem divertida, é criar um “reino especial” dentro da sala, trata-se de uma abordagem lúdica na qual criamos novos títulos aos membros do time, algo como “Sir Fulano de Tal” ou “Vossa Excelência o Desbravador de Tasks no Além Mar”. Sempre rende boas risadas proporcionando leveza e descontração, muitas vezes necessária para melhorar as relações entre os membros do time. No entanto, a ideia de criar um “reino especial” só se aplica a times mais descontraídos que curtam uma brincadeira assim, pois é imprescindível respeitar os limites de cada um e não causar constrangimentos.
Deixe claro os objetivos e agenda proposta
Uma retrospectiva não deve ser uma reunião onerosa e sem propósito. Ao facilitar este encontro é muito importante deixar claro que o objetivo é a evolução do time e não apenas reclamar. Não tem problema em deixar um espaço para que as pessoas compartilhem suas emoções, porém é importante que isso aconteça em um momento e espaço delimitado de tempo, evitando que a reunião inteira seja apenas um grande desabafo sem ações e sem melhorias tangíveis. Costumo limitar uma retro a no máximo 1:30 e a frequência a cada 2 semanas, independente se o time roda scrum, kanban ou apenas aderem a algumas práticas ágeis.
Ter a preocupação em manter a retrospectiva dentro de um timebox enxuto e com propósito claro, ajuda inclusive na “venda” dessa cerimônia para quem está mais resistente em realizá-la, afinal com uma duração curta, ela pode representar menos de 2,5% do tempo total de horas trabalhadas em uma interação de duas semanas. Para evitar que a reunião se estenda devido ao excesso de emoções, é possível lançar mão de uma dinâmica específica para isso. Por exemplo, em um momento que entendi que o time precisava falar um pouco mais sobre suas emoções, optei por uma técnica onde cada membro aponta as emoções que sentiu durante a sprint, mas focando em como poderíamos evitar as emoções ruins que tivemos, assim damos espaço para as emoções serem discutidas , mas não perdemos o propósito de evoluir. Manter o foco e a objetividade nos pontos elencados pelo time é um desafio constante, mesmo para um facilitador experiente. Uma técnica que pode ajudar na síntese dos itens a serem discutidos é o agrupamento por contexto, onde itens relacionados ao mesmo tema poderão ser discutidos juntos.
Estabeleça ações efetivas
O ideal é focar em ações de curto a médio prazo e em número adequado ao espaço de tempo. Retrospectivas que geram uma longa lista de ações podem gerar sobrecarga e desmotivação, pois o time terá que trabalhar muito mais para realizar as ações ou sequer tentará executá-las sabendo que não será possível atingir a meta. Para evitar longas listas de ações o ideal é priorizá-las.
A técnica que mais utilizo neste momento é a dot votes que pode ser aplicada com adesivos ou apenas com a caneta mesmo (neste caso, a pessoa que marca deverá tomar o cuidado para não ultrapassar a quantidade de votos estabelecidas para cada um). Outra sugestão interessante, que já apliquei algumas vezes, é a priorização silenciosa, onde os membros do time reposicionam as ações sem se comunicar verbalmente, isso aproxima e melhora a relação entre os membros do time que buscam novas alternativas de se comunicarem e prestam mais atenção as expressões dos colegas.
Acompanhe as ações e demonstre os resultados
Tão importante quanto estabelecer as ações, é acompanhar o andamento de cada uma e quais resultados foram obtidos com elas. Isso irá garantir a eficácia da reunião e ajudará na conscientização da necessidade e dos benefícios que temos em realizá-la. Numa retrospectiva, buscamos, muito mais que elencar os pontos positivos e negativos, entender os relacionamentos entre as pessoas e o processo de trabalho, ferramentas e etc, para com isso, estabelecermos um plano para  a evolução do time e, porque não, criar acordos que ajudem a ter um ambiente saudável e inspirador.
Lembre-se que queremos indivíduos motivados e comprometidos e, para isso, é muito importante dar visibilidade da evolução e incentivar a confiança e leveza nas relações entre as pessoas. Tudo isto pode e deve ser mensurado e demonstrado para o próprio time e também para a organização. Uma técnica interessante para apresentar de maneira visual a evolução de um time, é desenhar uma timeline, salientando as maiores conquistas e transformações obtidas ao longo do período.
Escolha bem a dinâmica
No decorrer deste texto, citei algumas técnicas que utilizei em determinados momentos e essa é a palavra-chave para definir a melhor dinâmica para ser usada na retro: momento. Cada time está em um momento diferente e precisará um olhar acurado para não errar a mão. Há times mais dispostos a realizar atividades lúdicas e brincadeiras, já outros preferirão modelos mais clássicos e objetivos de executar uma retro.
Não existe um jeito errado ou certo, existe aquele que melhor se adapta ao contexto. Errar faz parte, mas não podemos deixar de aprender com os erros e evoluir. Faça uma retro com você mesmo sobre a última retrospectiva e estabeleça uma ou duas ações em que você poderá melhorar para o próximo evento. Faça pequenos investimentos em novas técnicas.
Não considero uma boa estratégia levar uma dinâmica de cantar e dançar para um grupo de pessoas que você nem conhece, o ideal é ser pragmático e ter bom senso, comece pelo simples e vá adaptando e inovando conforme vai conhecendo o time e descobrindo como ele responde melhor. Já atuei em um time em que a má seleção da dinâmica, baseada apenas no gosto pessoal do facilitador, tornou a retrospectiva um momento de irritação para todos, gerando conflitos e ineficiências. As consecutivas tentativas de impor um estilo arrojado de dinâmicas fez com que o facilitador fosse visto como um inimigo que estava ali só para gerar discórdia e atrapalhar o trabalho, o que não é nada bom para alguém que está ali com o propósito de facilitar as reuniões e a comunicação. Na dúvida, opte pelo mais simples, perguntas clássicas como: “o que devemos parar de fazer”, “o que devemos continuar” e “o que devemos começar”, geram bons resultados e são bem aceitas por praticamente todas as pessoas.
Onde encontrar ideias:
 Ferramentas gratuítas para retrospectivas remotas:

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