Reflexões sobre o Scrum Parte 1 – Visão Global e Teoria

 

Mês passado eu realizei a prova e obtive a certificação Professional Scrum Master I (PSM I) provida pela organização Scrum.org. De acordo com a instituição, pessoas que obtém essa certificação demonstram nível fundamental de domínio do Scrum, provando que entendem o framework conforme descrito no Guia do Scrum e como aplicá-lo nos times. Segundo o site da Scrum.org na data de hoje (01/09/2019) existem 241.737 pessoas certificadas em todo o mundo (fonte: Scrum.org Professional Scrum Certifications). Como esta é uma prova inicial, existem inúmeras informações sobre ela na internet e, minha intenção aqui, não é dar detalhes sobre a prova e sim sobre minha trajetória de aprendizado colaborativo para chegar nela.  Para os interessados, no final do texto, tem alguns links de onde obter dados específicos sobre a prova.

O conteúdo desse post nasceu das reflexões que tive durante o período de encontros de um grupo de estudos criado para pessoas interessadas em conhecer melhor o Scrum e se preparar para a prova. Foram semanas onde analisamos e discutimos os diversos aspectos do framework que, apesar de estar sendo utilizado em 64% das organizações que adotam metodologias ágeis (fonte: 13th Annual State of Agile Report) , ainda é tão difícil de encontrar pessoas que o dominem. O próprio Guia do Scrum salienta esta dificuldade em sua definição onde cita que ele é leve, simples de entender e extremamente difícil de dominar.Podemos perceber a leveza do Scrum em seus times enxutos, entregas curtas e objetividade das cerimônias. O emprego de uma abordagem interativa e incremental aumenta a previsibilidade, promove entregas antecipadas e melhor gestão de riscos, contrastando com os antigos métodos de desenvolvimento de software que consistiam num processo pesado que exigia um planejamento extensivo e o cascateamento de longas fases para realizar uma grande entrega no final do projeto. Hoje em dia, percebo que não estamos mais lutando contra esse fatigante método de desenvolver software, o que encontro em muitos lugares é a total falta de processos amparada pela distorção dos valores ágeis e pela má interpretação do que é a agilidade.

Ele é fácil de entender pois possui regras, papéis e reuniões bem definidos. Tudo disposto em um documento de 20 páginas (contando a capa, índice e agradecimentos).

Se ele é leve e tão simples de entender, então porquê é tão difícil de dominar? Acredito que essa dificuldade esteja na mentalidade das pessoas e na cultura das organizações. Sua estrutura é fundada no empirismo, o que significa que o conhecimento vem da experiência e as decisões são tomadas a partir do que se sabe. Isso implica em aceitar que é impossível prever e controlar tudo, sendo contra intuitivo para pessoas que ainda acreditam em comando e controle. Um processo empírico evidencia que o que sabemos são suposições e, portanto, precisamos validá-las através de experimentos e feedbacks. A base do framework traz autonomia e responsabilidade para as pessoas que estão trabalhando na construção de um incremento de valor e, com isso, transfere as ações tanto de melhoria dos processos quanto do produto para o time Scrum.

O principal objetivo do empiricismo é prover valor aos clientes apesar das incertezas e mudanças que estamos passando. Para isso precisamos compreender o que é importante para ele, inspecionarmos frequentemente se estamos no caminho certo e nos mantermos flexíveis às mudanças necessárias, tendo em mente que entender o que é relevante para o cliente não é apenas questioná-lo, pois muitas vezes ele não sabe exatamente qual a solução para o problema que possui. O cliente entende bem suas dores, quais são os seus problemas, mas cabe ao time Scrum formular e experimentar as hipóteses sem medo de falhar, aprender e assim encontrar alternativas que atendam as necessidades dos clientes. A transparência, a inspeção e a adaptação são os três pilares que sustentam um processo empírico.Inspeção e adaptação nada mais é do que um ciclo, onde estabelecemos uma rotina periódica de  checagem das nossas atividades visando nos adequar para aprimorar nosso resultado. No Scrum, esses loops de feedback são as reuniões regulares dentro da Sprint.

A Sprint é o âmago do framework. É um período de 1 a 4 semanas onde estão contidas todas as reuniões e atividades necessárias para a entrega de um incremento valioso. No final de cada Sprint temos duas reuniões importantíssimas para a melhoria contínua do produto e do processo: a revisão e a retrospectiva da Sprint (leia AQUI alguma dicas essenciais para conduzir esta cerimônia). Mas este não é o único momento de inspeção e adaptação, no início da interação temos a reunião de planejamento, onde podemos nos adaptar conforme a validação que recebemos do último incremento entregue e, durante todos os dias, temos a reunião diária que é um importante momento de verificarmos nosso caminho em direção ao objetivo da Sprint e ajustá-lo, caso seja necessário. Apesar de ser erroneamente usada como status report ou como um momento de resolver problemas, a Daily Meeting tem como finalidade inspecionar como estamos para alcançar nossa meta e adaptar o que for necessário para atingí-la.

Conforme o Guia do Scrum, tudo que for significativo do processo deve estar visível aos responsáveis pelos resultados, isto significa que todos os envolvidos devem compartilhar de uma mesma linguagem e sabe o que significa que algo está pronto. Rotineiramente vemos equipes trabalhando sem uma definição de pronto, sem conhecer o objetivo da Sprint e sem o entendimento adequado dos itens do backlog que entraram na reunião de planejamento. Atribuo toda esta falta de transparência ao desconhecimento dos pilares desse framework. Os times simplesmente executam um pseudo Scrum mecanicista, pautado apenas em cumprir cerimônias e intitular pessoas com os papéis descritos no guia, sem que de fato vivenciar seus valores: o comprometimento, a coragem, o respeito, o foco, e a abertura.

“O Sucesso no uso do Scrum depende das pessoas se tornarem mais proficientes na vivência destes cinco valores.”

Guia do Scrum, 2017 

No dia do encontro do grupo de estudos cuja temática foi a teoria e visão global do Scrum, participamos de uma dinâmica muito interessante conduzida pela Vanessa Santos e pela Julia Salazar, onde cada participante refletiu sobre os três pilares trazendo situações do dia a dia onde pudemos ou não evidenciá-los. Após isso discutimos cada cenário buscando o entendimento das razões de quando não houve transparência, inspeção e adaptação construindo um interessante guia de lições aprendidas. Abaixo os itens mais significativos de cada pilar:

Faltou transparência quando…

  • o Scrum Master, que deveria promover e suportar o Scrum, teve um atuação inapropriada , comportando-se como um gerente de projetos
  • houve comunicação pobre entre time de desenvolvimento e Product Owner, não sendo possível obter o feedback necessário para adaptação do produto nem o entendimento necessário para construí-lo corretamente
  • os papéis e responsabilidades não ficaram claros nem existiu uma definição de pronto compartilhada entre todos

Faltou inspeção quando…

  • o time não definiu ou não compreendeu o objetivo da Sprint e consequentemente não soube o que deveria ser um incremento de valor para o cliente
  • as pessoas desperdiçaram oportunidades de comunicarem um impedimento ou solicitarem ajuda entre uma reunião diária e outra, deixando para citar o problema apenas na reunião seguinte
  • as partes interessadas não comparecerão a reunião de revisão, deixando o time sem receber feedback sobre o resultado do seu trabalho

Faltou adaptação quando…

  • o time não assimilou o motivo de cada reunião e as utilizamos apenas como um momento de compartilhar as dificuldades sem se preocupar em ajustar o processo, por exemplo, saindo de uma retrospectiva sem ações claras e factíveis ou saindo de uma Daily sem nem ter pensado no momento atual e pra onde estamos indo
  • formaram-se em silos, não havendo atenção aos pedidos de ajuda dos colegas

Para evitar esses transtornos, entendemos que é importante estabelecer uma gestão à vista que permita que todos estejam alinhados, promover o estudo do framework para aumentar o conhecimento sobre os papéis e responsabilidades de cada um, além dos objetivos de cada artefato e cerimônia do Scrum, determinar uma meta e uma definição de pronto compartilhada entre todos os envolvidos e trabalhar a construção do time para que não hajam silos e falta de comunicação. Conceber e ter em mente o objetivo da Sprint é fundamental para obtermos transparência, inspeção e adaptação.

Links para saber mais sobre a prova:

 

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